System kaucyjny obejmuje nie tylko sklepy, ale także gastronomię. Restauracje, bary, kina czy food trucki sprzedające napoje w butelkach i puszkach muszą stosować się do nowych zasad. W tym artykule wyjaśniamy, kiedy doliczana jest kaucja, kto odpowiada za zwrot opakowania i jak rozliczać depozyt przy zamówieniach na miejscu oraz na wynos.
Podstawowa zasada jest prosta: jeśli klient zabiera napój ze sobą, lokal dolicza kaucję tak jak sklep. Kiedy napój jest spożywany na miejscu i opakowanie zostaje w lokalu, kaucja nie obciąża klienta – z rozliczeniem radzi sobie restauracja. Artykuł prezentuje szczegółowe scenariusze, od serwowania napojów w butelkach po sprzedaż na wydarzeniach plenerowych.
Dowiesz się także, jakie obowiązki spoczywają na właścicielach lokali: rejestracja w systemie, naliczanie i ewidencjonowanie kaucji, przekazywanie opakowań operatorowi. Poradnik zawiera przykładowe procedury obsługi klienta i wyjaśnia, jak uniknąć sporów o doliczoną kaucję.
Kiedy gastronomia dolicza kaucję?
Kaucja jest doliczana zawsze, gdy napój w opakowaniu objętym systemem opuszcza lokal. Klient płaci depozyt przy zakupie, a po zwrocie opakowania – w lokalu lub innym punkcie – odzyskuje pieniądze.
Sprzedaż na wynos
Jeśli zamawiasz napój na wynos, lokal doliczy kaucję 0,50 zł (butelka PET/puszka) lub 1,00 zł (butelka szklana wielokrotnego użytku – od 2026 r.). Na paragonie pojawi się osobna pozycja. Opakowanie możesz zwrócić w dowolnym punkcie systemu.
Sprzedaż na miejscu
Jeżeli napój jest otwierany i spożywany na miejscu, kaucja nie jest doliczana klientowi. Lokal sam odpowiada za zwrot opakowania do operatora. W praktyce kelnerzy zbierają butelki i odkładają je do specjalnych pojemników.
Specjalne przypadki
Gastronomia funkcjonuje w wielu formatach – od food trucków po stadiony. Poniżej omawiamy najczęstsze scenariusze.
Eventy, koncerty, festiwale
Organizatorzy imprez sprzedający butelki lub puszki muszą naliczać kaucję, jeśli napój jest wydawany do ręki. Zwykle tworzą mobilne punkty zwrotu na terenie wydarzenia. Zachęcają też do oddawania opakowań przed wyjściem, oferując szybkie zwroty w gotówce.
Food trucki i stoiska sezonowe
Food truck, który wydaje napój w butelce PET, dolicza kaucję przy kasie. Opakowanie można zwrócić w dowolnym punkcie systemu, niekoniecznie w tym samym food trucku. Właściciel musi prowadzić ewidencję wydanych opakowań oraz przekazywać je operatorowi, jeśli zbiera je od klientów.
Kina i teatry
Jeżeli napoje sprzedawane są w butelkach, kaucja jest naliczana. Wiele sieci planuje instalację automatów w foyer, aby klienci mogli odzyskać pieniądze przed wyjściem. Jeżeli napój jest przelewany do kubka i butelka zostaje w barze, depozytu nie dolicza się klientowi.
Obowiązki właścicieli lokali
Gastronomia, która wprowadza do obrotu napoje w opakowaniach objętych kaucją, ma obowiązki podobne do sklepów:
- rejestracja w systemie kaucyjnym i uzyskanie numeru BDO;
- naliczanie kaucji przy sprzedaży na wynos i informowanie o niej klientów;
- prowadzenie ewidencji wydanych i zebranych opakowań;
- przechowywanie opakowań w higienicznych warunkach do czasu odbioru przez operatora;
- przekazywanie opakowań oraz raportów operatorowi systemu.
Lokale muszą także przygotować personel: szkolenia z obsługi kaucji, procedury przyjmowania zwrotów i rozliczeń z kasą.
Jak informować klientów?
Przejrzystość jest kluczowa, aby uniknąć pytań i reklamacji. Dobrym zwyczajem jest umieszczenie informacji na menu, tablicach i przy kasie: „Napoje w butelkach objęte kaucją 0,50 zł – zwróć w dowolnym punkcie systemu”. Kelnerzy powinni informować o kaucji przy przyjmowaniu zamówienia na wynos.
Zwroty opakowań w lokalu
Choć klient może oddać butelkę w innym miejscu, wiele lokali decyduje się przyjmować zwroty na miejscu, by utrzymać relację z klientem. Wystarczy wyznaczyć pojemnik i prowadzić ewidencję zwróconych opakowań. Kaucję można zwrócić gotówką lub bonem do wykorzystania w lokalu.
Procedury księgowe i ewidencja kaucji
Lokale gastronomiczne powinny wprowadzić w kasach fiskalnych osobną pozycję „kaucja”, aby łatwo raportować jej wysokość. Kaucja nie jest przychodem – to depozyt, który podlega zwrotowi. W księgach rachunkowych należy go ujmować na koncie rozrachunkowym, a po oddaniu opakowania księgować wypłatę jako zmniejszenie zobowiązania. Przy zamówieniach online warto przechowywać potwierdzenia płatności, ponieważ klienci mogą zwracać opakowania w innym miejscu niż lokal.
Dla sieci franczyzowych dobrym rozwiązaniem jest centralny system raportowania. Każda placówka przesyła dane o liczbie butelek wydanych na wynos, przyjętych zwrotów i przekazanych operatorowi. Pozwala to monitorować ewentualne nadużycia i planować logistykę odbioru.
Hotele, strefy SPA i room service
Hotele muszą rozróżnić sprzedaż napojów w minibarku, room service i w restauracji hotelowej. Jeśli gość zużyje napój w pokoju i zostawi pustą butelkę, obsługa sprzątająca powinna odłożyć ją do pojemnika na opakowania kaucyjne i rozliczyć z operatorem. Jeżeli napój jest sprzedawany w barze hotelowym na wynos (np. w butelce PET), kasjer dolicza kaucję i informuje gościa, że może ją odebrać przy zwrocie w dowolnym punkcie.
W strefach SPA i fitness warto ustawić automaty kaucyjne lub przynajmniej pojemniki na butelki z logotypem. Klienci często wypijają wodę na miejscu, dlatego personel powinien regularnie zbierać opakowania i dbać o higienę strefy wellness.
Sekcja FAQ
Pytanie: Czy muszę pobierać kaucję, jeśli butelkę otwieram i pozostaje ona w lokalu?
Odpowiedź: Nie. W takim scenariuszu to lokal rozlicza butelkę z operatorem, a klient nie płaci kaucji.
Pytanie: Co z napojami w szkle wielokrotnego użytku?
Odpowiedź: Od 1 stycznia 2026 r. kaucja 1,00 zł będzie doliczana dla szklanych butelek wydawanych na wynos. Jeśli butelka zostaje w lokalu, klient nie zapłaci kaucji.
Pytanie: Czy mogę zachować kaucję, jeśli klient nie odda butelki?
Odpowiedź: Tak, depozyt pozostaje u lokalu, ale należy go rozliczyć z operatorem zgodnie z procedurami. Nie można jednak pobierać wyższej kaucji niż ustawowa.
Podsumowanie
W gastronomii kaucja jest naliczana, gdy napój opuszcza lokal, a pomijana, gdy butelka zostaje w barze lub restauracji. Lokale muszą dołączyć do systemu, naliczać depozyt, informować klientów i prowadzić ewidencję. Dobre przygotowanie procedur i komunikacji pozwoli uniknąć nieporozumień oraz płynnie obsługiwać zamówienia na miejscu i na wynos.
Szczegółowe interpretacje przepisów dla gastronomii znajdziesz na gov.pl oraz w poradnikach branżowych publikowanych przez tvn24.pl.